Iedereen kent wel situaties waarin een organisatie veel systemen heeft, maar belangrijke informatie uiteindelijk toch in een spreadsheet terechtkomt.
Dat hoeft niet meteen een probleem te zijn. Soms is een Excel-bestand gewoon een handig hulpmiddel. Een tijdelijke oplossing. Een manier om snel iets zichtbaar te maken.
Maar we zien wel eens dat die tijdelijke oplossing langzaam iets anders wordt.
In sommige organisaties wordt elke week opnieuw een overzicht gedeeld van wat er waarschijnlijk geleverd kan worden. Niet omdat dat zo ontworpen is, maar omdat mensen merken dat de informatie uit de bestaande systemen niet voldoende vertrouwen geeft.
Dan ontstaat er iets opvallends. Het officiële systeem blijft bestaan, maar het echte werk gebeurt ergens anders.
Mensen bellen elkaar. Ze sturen bestanden rond. Ze maken handmatige aanpassingen. Niet omdat ze dat graag doen, maar omdat ze proberen klanten, leveranciers en collega’s zo goed mogelijk te helpen.
En dat is vaak waar het interessant wordt.
Want wanneer een spreadsheet belangrijker wordt dan het systeem waar miljoenen in geïnvesteerd zijn, gaat het meestal niet meer over technologie. Dan gaat het over vertrouwen.
Een uitdaging voor veel organisaties is dat ze blijven kijken naar de kwaliteit van de tool, terwijl het werkelijke probleem elders zit. Mensen bouwen zelden schaduwsystemen omdat ze dat leuk vinden. Vaak doen ze het omdat ze ergens een tekort ervaren.
Soms weten veel betrokkenen dit ook wel. Maar zolang het dagelijkse werk nog net doorgaat, voelt het makkelijker om door te werken dan om de onderliggende oorzaak te onderzoeken.
Dat heeft vaak meer impact dan zichtbaar is. Afspraken worden voorzichtiger. Beslissingen duren langer. En mensen besteden steeds meer tijd aan het controleren van informatie die eigenlijk al beschikbaar zou moeten zijn.
Misschien is de interessante vraag niet hoeveel systemen een organisatie heeft.
Maar welk systeem mensen echt vertrouwen wanneer het erop aankomt?
