Je ziet het vaak gebeuren. Een team wil “iets met verbeteren”. Of “iets met AI”. Of gewoon: het moet efficiënter. En dus wordt er gezocht naar iets nieuws. Iets slims. Iets dat indruk maakt.
Maar bijna nooit begint iemand met 5S of SIPOC omdat het nuttig is.
Dat voelt te simpel. Te basis. Alsof je teruggaat naar af. Liever maken we Value Stream Maps, bottleneck analysis, data analyse,… Het voelt veel professioneler met de leukere tools.
In de praktijk zien we dan ook nog iets anders. Processen worden aangepast terwijl niemand precies weet hoe ze nu lopen. Tools worden geïntroduceerd zonder duidelijk beeld van wat er eigenlijk binnenkomt en wat eruit moet komen. Er wordt gestuurd op output, terwijl de input nauwelijks besproken wordt.
En dat blijft vaak een tijd onzichtbaar.
Tot het begint te wringen. Kwaliteit die wisselt. Afstemming die stroef loopt. Mensen die het “gewoon anders doen” omdat het blijkbaar kan. Of die ingrijpen want “dat zie je toch”. En dan ontstaat de neiging om nóg iets toe te voegen. Nog een systeem. Nog een controle.
Wat er eigenlijk gebeurt, is dat de basis ontbreekt. Niet omdat mensen dat niet kunnen, maar omdat het te eenvoudig lijkt om serieus te nemen.
Een SIPOC maakt pijnlijk duidelijk hoe beperkt het gedeelde beeld vaak is. Wat begint een proces eigenlijk? Wanneer is het klaar? Wat moet er minimaal aanwezig zijn om het goed te laten lopen? En van wie verwachten we dat eigenlijk?
Als je daar iets dieper naar kijkt, vallen die inputs vaak terug te brengen tot drie dingen: data of grondstoffen, tools en kennis. En juist daar gaat het vaak mis. Data die niet compleet is. Tools die er wel zijn, maar niet passen bij het werk. Kennis die impliciet blijft en dus niet gedeeld wordt.
En 5S… dat gaat niet alleen over opruimen.
Het gaat over de vraag of wat je gebruikt eigenlijk wel geschikt is. Of je het kunt vinden wanneer je het nodig hebt. Of het toegankelijk is voor iedereen die ermee moet werken. Of het logisch is ingericht, of historisch gegroeid.
We zien vaak dat tools technisch “aanwezig” zijn, maar praktisch niet bruikbaar. Omdat niemand precies weet waar iets staat. Of omdat er drie varianten naast elkaar bestaan. Of omdat toegang net anders geregeld is per team.
Dat is geen detail. Dat bepaalt hoe een proces in werkelijkheid loopt.
Soms weten mensen dit ook wel. Maar het voelt aantrekkelijker om vooruit te kijken dan om eerst stil te staan bij wat er al is. Want dat laatste vertraagt. En het maakt zichtbaar wat nog niet op orde is.
En dat is precies waarom het zo vaak wordt overgeslagen.
Terwijl juist daar vaak de grootste winst zit. Niet in iets nieuws, maar in helderheid. In weten wat je doet, wat je nodig hebt, en of dat wat je nodig hebt ook echt werkt zoals je denkt.
Misschien is de vraag dan niet of 5S en SIPOC voldoende zijn.
Maar of we bereid zijn om eerlijk te kijken naar de geschiktheid van onze tools, de kwaliteit van onze input en de helderheid van onze werkwijze, voordat we nog eens iets nieuws toevoegen.
