De HR-dienst had te maken met lange doorlooptijden bij standaardaanvragen (zoals aanwervingen, interne mobiliteit, enz.).
Dit leidde tot het verlies van nieuwe medewerkers doordat recrutering te traag verliep in een krappe arbeidsmarkt.
De aanwezige medewerkers gaven bij rondvraag HR een score die onvoldoende was. Interne mobilieit leed onder de trage responstijden, waardoor talent uitstroomde en doorgroeimogelijkheden onbenut bleven.
Wij hebben een procesanalyse uitgevoerd met de HR-teams en gebruikers.
Daarna werden enkele processen hertekend met Lean-principes en gebruiksvriendelijke digitale formulieren ontwikkeld.
De organisatie is een overheidsdienst, waardoor er een streng regelgevend kader is. Er was een tekort aan HR-medewerkers, dus er moest een oplossing komen die de beschikbare middelen optimaal kon inzetten. Met enkele kleine aanpassingen binnen O365 slaagden we er in aanzienlijke (semi-)automatisatie in te voeren, waardoor een hoop manueel werk niet langer in verschillende systemen diende te gebeuren, maar nu een tijdelijke single source oplossing kreeg.
Hierdoor konden de HR medewerkers hun beschikbare tijd actiever inzetten in het ondersteunen en begeleiden van de ambtenaren die beroep doen op hen.
Er waren verschillende beperkingen om tot een structurele vereenvoudiging te komen. Het wetgevende kader, het strikte IT-kader en het beperkte aantal beschikbare medewerkers maakten dat we een oplossing moesten vinden op korte termijn. Onze grootste uitdaging was dat die oplossing een hoop vinkjes moest halen: aanvaardbaar voor budget, geen conflict met de aanwezige beleidslijnen en het vertrouwen genieten van verschillende ondersteunende diensten die reeds overbevraagd waren en dus beperkt beschikbaar konden zijn voor het traject.
Door de frustratie van de medewerkers om te buigen naar helder geformuleerde eisen zijn we er in geslaagd om binnen het IT- en beleidskader een tijdelijke oplossing uit te werken. Het voordeel was dat deze onmiddellijk bruikbaar was, informatie centraliseerde en een hoop overleg (mail, teams, gesprekken) overbodig maakte. De pilot was schaalbaar en dus perfect als tijdelijke oplossing én op termijn integreerbaar binnen meer structurele systemen.
