Los van de discussies tussen “Agile” en “Waterfall” is er een vraag die vaak terugkomt, ongeacht de methode die je hanteert: Wanneer is het maar best om jouw project stop te zetten?”
Elke methode heeft haar eigen antwoord, maar er is een belangrijke rode draad terug te vinden: leeft de vraag nog bij jouw klant? Dat kan de externe klant zijn, of jouw business partners waarvoor je iets ontwikkelt.
Er ligt véél macht en kennis bij onze klanten. Klassiek ligt daarom een grote verantwoordelijkheid bij de rol van business analist of product owner. Maar eens het project start, komt vaak een project leider op de proppen en dan is de vraag niet meer wat de klant wenst, maar hoe we dat gaan leveren. En daarom loopt het zo vaak fout.
Ongeacht of het nu gaat om innovatie, om verduurzaming, om “game changers” of gewoon dat paradepaardje van de baas. Elk project moet finaal NUT hebben.
Fail fast
Laten we eerlijk zijn, het is balen als jouw project mislukt. Maar laten we nog eerlijker zijn: als stoppen nooit welkom is, is een dood paard voortslepen puur masochisme.
De makkelijkste manier om op zijn minst even een reflectiemoment te bouwen zijn Stage Gates. Een stage gate is letterlijk een poortje waar je door moet om naar het volgende stadium te gaan. En wat doen we dan in zo’n stage gate? We overlopen de vooruitgang (die klassieker doet iedereen wel in meerdere of mindere mate) én je evalueert jouw project. Enerzijds of het klaar is om de volgende stap te nemen, anderzijds of het nog nuttig is om die stap te zetten.
De essentie ervan is eenvoudig: nagaan op welke manieren het project nu kan falen. Dat is geen pessimisme, maar gezond boerenverstand. Te vaak zie je bij de opstart van een project heel veel energie en emotie. Iedereen wil er voor gaan en iedereen gelooft (of wil geloven) dat het project een toppertje wordt. We zeggen niet dat je niet enthousiast mag zijn, we vragen je alleen om even stil te staan bij alles wat je nodig hebt. Soms zien we teams laaiend enthousiast bij een nieuw idee en wordt alles uitgewerkt, tot verkoopstrategie en verpakking toe. Om dan een paar maanden later door die vervelende mensen van productie geconfronteerd te worden met de vraag tot extra investeringen of een nieuwe technologie…
Wees dus open en transparent. Ken je afhankelijkheden. Weet wie en wat je nodig zal hebben en communiceer daar helder over. Persoonlijk kijk ik liever op voorhand naar de slaagkansen dan reactief naar de risico’s die ik moet fixen.
Wordt niet verliefd op jouw oplossing, maar op het probleem dat je wilt verhelpen
Rome is niet op 1 dag gebouwd, maar alle wegen leiden er wel naar. Je kan tientallen oplossingen bedenken, als je maar met genoeg mensen praat.
Betrek dus zoveel mogelijk (relevante) teams. Laat iedereen die een rol zal spelen ook actief meedenken over de oplossing ipv hoe ze hun taakjes zullen uitvoeren.
Betrek de klanten om mee na te denken. Je bent finaal HUN probleem aan het oplossen, dus zij zijn best geholpen met een goed werkende oplossing, niet met verliefdheid op 1 oplossing die maar half werkt. En als de klant niet meer bereid is de investering te doen, kan je maar beter kiezen voor korte pijn dan voor een processie van Echternach.
Falen is leren
De grootste zwakte in een organisatie die veel projecten draait, is dat de individuele projectleider steeds dezelfde brandjes moet blussen.
Investeer in lessons learned. Leer uit mislukking. Als je een patroon ziet in de fouten die gemaakt worden, ga dan over tot preventie. Doe de juiste analyses op voorhand ipv steeds reactief te moeten bijsturen. Mislukken is zelden 1 individu dat faalt. Documenteer de redenen van mislukking, vertaal die naar extra vragen bij de volgende opstart. Leg verbanden en durf experimenteren.
Een mislukking hoeft ook helemaal niet te betekenen dat jouw project totaal afgeschreven is. Het hele nut van een gate is dat je niet alleen binair denkt in stoppen of doorgaan, maar ook in pauze en verbeteren voordat je verder kan/mag.
en misschien stop je het project wel finaal op dit moment. Omdat er geen vraag meer naar is, omdat er geen middelen beschikbaar zijn, omdat het budget nu niet realistisch is. Maar als je alles hebt afgesloten, kan je wel alles verder uitwerken en met een degelijk dossier en voorbereiding herneem je het traject, als een volwaardig nieuw project.
Beter een project stopzetten en een nieuw project starten wanneer je er klaar voor bent. Het alternatief is verder gaan met een mislukking te plannen.